Venciendo a los ladrones de tiempo

¡Hola a todes!

Aunque esta entrada llega con un poco de retraso y no planeaba subirla hoy, precisamente... ¡FELIZ AÑO NUEVO! (14 días tarde but perdonadme). Si me seguís en Twitter, ya lo sabréis, pero en Navidad no he tenido mi ordenador a mano y cada vez que intentaba subir una entrada (la que en teoría debía haber subido antes que esta), se descuadraba TODO el formato y, para más inri, he estado enferma. Además de eso, el deber estudiantil me llama y me ha costado sacar tiempo para esto.

Sin embargo, por fin estoy aquí con cierta información que quizá os resulte de interés. ¿Habéis oído hablar de algo llamado "ladrones de tiempo"? No, no me refiero a alguna novela fantástica donde hay personajes que pueden viajar en el tiempo o cuestiones por el estilo. Descubrí esto hace poco gracias a un curso de formación de competencias transversales que ofrecía mi universidad y dije: "¿Por qué no? Vamos a probar". Hoy quería compartirlo con vosotres.

Los ladrones de tiempo son ciertas acciones, acontecimientos y formas de proceder que acaban restando eficacia a nuestro trabajo. Son esas pequeñas cosas, personas o factores que nos distraen cuando estamos tratando de concentrarnos estudiando, trabajando, escribiendo o lo que aplique en el caso de cada uno.

Pues bien, en este post vamos a ver cuáles pueden ser los ladrones de tiempo que nos afectan generalmente y voy a daros algunos tips para combatirlos y conseguir ser más productives. A mí, personalmente, esto me viene muy bien porque estoy en pleno período de exámenes. Si es vuestro caso, os animo a seguir leyendo.

*Ante todo, recordar que esto no es mío. Esta información la recibí en el curso que menciono arriba.

1. CAUSAS EXTERNAS

1.1 Cuidado con el teléfono e Internet

Uno de los mayores ladrones de tiempo actual es el teléfono. Y más si, como el 99% de la población mundial, tienes un smartphone con acceso a Internet cuando y donde quieras (me incluyo a mí misma aquí, este es uno de mis ladrones de tiempo principales SIEMPRE). Pues bien, esto nos hace perder una cantidad de tiempo de una forma muy innecesaria, cuando podría convertirse en tiempo de productividad. ¿Cómo lo hacemos?

• Llevar un registro de llamadas (fecha, nombre, número, temas a tratar, decisiones, etc.).
• Agrupar asuntos a tratar en una sola llamada.
• Sé dinámique, clare y concise.
• Reservarse un tiempo para el teléfono.
• Sustituye algunas llamadas por el correo electrónico.
• Cuidado con el uso de las redes sociales que pueden absorber mucho tiempo al día incluso dentro de la jornada laboral.

1.2 Interrupciones y visitas inesperadas.

En mi caso, solía pasarme cuando estudiaba bachillerato que cada vez que estudiaba en casa, mi madre entraba en mi habitación para: guardar cosas en el armario, preguntarme cosas que no venían a cuento, contarme algo que había leído o escuchado, etc. Eso me mataba y acababa pasando una cantidad inmensa de horas en la biblioteca solo por evitar estas interrupciones. ¿Qué hacemos si alguien nos interrumpe y, aunque le digamos que estamos estudiando, trabajando u ocupados en cualquier quehacer, no se da por aludide?:

• Haz saber el valor de tu tiempo a quien te interrumpe de manera asertiva verbal y no verbalmente.
• Que te perciban "ocupade" (aunque a veces, como ya he mencionado, no se den por aludides).
• Indica tu organización de la jornada y si puedes atender en ese momento o no.
• Pregunta siempre por el plazo en el que debes ejecutar por ejemplo una tarea que te están encargando, ya que tendemos a indicar a otros que hagan algo sin marcarle un plazo determinado, lo cual general la sensación de que es para ahora mismo.

1.3 Imprevistos

Los malditos imprevistos. Creo que no es necesario que me explaye en este punto. ¿Cómo debemos reaccionar para que nuestra planificación y ejecución de nuestras tareas no se desmorone cual castillo de naipes? ¿Cómo mantener nuestra productividad con estos obstáculos que dinamitas nuestra gestión personal?

• Actúa con calma y serenidad. No sirve de nada ponerse nerviose. No luches contra estos imprevistos, siempre estarán ahí, al acecho. Hay que aceptar que ocurrirán tarde o temprano. Afróntalos con una actitud mental positiva, y capacidad resolutiva.
• Analiza la situación. Valora la dimensión real del imprevisto que tienes que afrontar.
• Evita el multi-tasking o multitarea. Lo inesperado nos descentra y nos descoloca; nos hace precipitarnos y hace que nos sintamos obligados a hacer todo a la vez.
• No te dejes llevar por el "pánico del momento". Aquí principalmente deberás TOMAR PERSPECTIVA, y analizar y encajar de nuevo la tarea.

2. CAUSAS INTERNAS

2.1 Procrastinación (cf. Procrastinar: diferir, aplazar).

¿Has procrastinado hoy? Voy a ser sincera: YO SÍ. Esta palabreja extraña casi procedente de otro universo, refleja un proceso que a todes nos ocurre en el ámbito personal y profesonal. Cuántas veces nos hemos buscado excusas para no empezar a hacer ejercicio a pesar de que sabemos que nos conviene por salud. Cuántas veces por no intentar afrontar una tarea que nos resulta desagradable o poco atractiva o interesante, buscamos excusas y anteponemos siempre otras tareas para autoconvencernos de que no nos ha dado tiempo a realizarla.

Pues bien, a nuestro querido cerebro le molesta iniciar tareas nuevas, y más si no son especialmente atractivas. En este sentido, el colega es bastante perezoso. También nos ocurre que por inseguridad o por indecisión aplazamos la realización.

¿Qué hacemos, entonces? Toma perspectiva, analiza y piensa en positivo. La procrastinación se basa en una actitud negativa hacia la tarea en cuestión y la actitud se modifica mediante la percepción.

2.2 Perfeccionismo

No busques la perfección a la primera. Nos obcecamos y bloqueamos porque queremos hacer algo bien a la primera. Las cosas no sales perfectas a la primera. A veces, tampoco a la segunda. Como consejo: una tarea a la vez.

• Lo primero es ponerte en marcha, avanzar y terminar así la tarea.
• Luego vuelve sobre ella, mejórala, púlela, afina detalles. Como cuando pintar un coche: primero se lija; se limpia el polvo; luego se pinta; posteriormente la laca; y, por último, el secado. Si lo haces todo a la vez, va a ser difícil que quede bien.
• En definitiva: simplifica, que no te abrumen los detalles.

2.3 Decir sí a todo: aprende a ser más asertive

A fin de cuentas, esto es actuar de manera poco asertiva. Ser productive significa también defender tus derechos, y cuidar tu tiempo y tus recursos. Decir, sin embargo, que no a otra persona es, sin duda, muy difícil en la mayoría de las ocasiones. Me incluyo en esto, también (y en todo, básicamente). Me cuesta decir que no, pensando que quizá eso moleste a la otra persona.

Pero bueno, ¿qué es el comportamiento asertivo, en concreto?

Une compañere tiene por costumbre dejar las llaves en otros lugares... Une vecine se muestra grosere poniendo la música a horas inoportunas... Una persona nos habla de forma agresiva porque lleva media hora esperando...

En todos esos casos, podemos actuar respondiendo de manera diferente. Hay personas a las que estas situaciones les suponen un auténtico problema de comunicación, porque o por no molestar a la otra persona (como yo, *risas*) o por responder de manera inadecuada, supone un estrés.

La teoría de la Asertividad se basa en la premisa de que cada individuo posee determinados derechos básicos como:

1. A rehusar solicitudes sin tener que sentirse culpable.
2. A afirmar sus necesidades igual que les demás.
3. A cometer errores.
4. A expresarnos en tanto que no violemos los derechos de les demás.

Responderemos asertivamente cuando contestemos a alguna demanda o situación de forma que defendamos nuestros derechos sin agredir los de les demás, es decir, sin ser groseres, agresives o despreocupades.

Las personas solemos responder en un continuo de conductas que va desde la pasividad, hasta la agresión. Su punto equilibrado es responder de manera asertiva. 

¿Qué pasos serían necesarios para manifestar este comportamiento asertivo?

1. Mantener la calma y controlar nuestras emociones. Respira hondo. Trabaja tu autocontrol.
2. Escucha activamente lo que dice la otra persona y demuéstrale que se le presta atención y se le entiende.
3. Expresa tu opinión, tranquilamente y manteniendo la calma. Cuida tu lenguaje no verbal.
4. Indica lo que sucederá a continuación.

La aplicación de la Asertividad es fundamental, pero ponerla en juego es algo más complejo. Estas técnicas puede que os sean de utilidad:

• Disco rayado: Consiste en ser persistente repitiendo una y otra vez lo que queremos sin enfadarnos, irritarnos o levantar la voz. Esta técnica puede ser muy útil para dejar clara nuestra postura sin entrar en discusiones.
• Banco de niebla: Ante una crítica manipulativa, actuamos dando la razón en principio, aunque no la tenga, y luego argumentamos nuestra opinión. De hecho, de esa manera conseguimos desarmar a la otra persona ya que no entramos en el conflicto.
• Ejemplo: "Lleva usted una hora fuera y aquí no trabaja nadie, y yo esperando todo el tiempo". Respuesta: Es cierto que lleva usted un rato esperando, esperar es siempre molesto para todo el mundo. Veamos qué necesita.

2.4 Desmotivación

¿Habéis experimentado alguna vez un momento de desaliento, un período de duda o de abatimiento? ¿Cómo afrontamos las tareas que se han acabado convirtiendo en rutinarias y nos producen poco aliciente? ¿Habéis tenido alguna vez que enfrentarte, directamente o a través de tu entorno personal o profesional, a sucesos desagradables con efectos devastadores para tu moral? Entonces sabréis que estos hechos tan inevitables pueden provocar una desmotivación más o menos grave, más o menos duradera.

Sin embargo, frente a situaciones similares, no todes reaccionamos de la misma forma. Algunes se dejan hundir fácilmente y tiene dificultades para salir a flote. Otres, por el contrario, saben volver a motivarse rápidamente, ponerse en marcha y reencontrar la alegría de vivir y la energía creadora. Estes últimes parecen ser los que están más capacitades para superar las dificultades que se encontrarán a lo largo de su vida. Pero, entonces, ¿qué hacemos si pertenecemos al primer grupo?:

• Analizarse en profundidad:
• Determinar unos objetivos realistas.
• Valorar si nuestra capacitación es la que necesitamos para alcanzar esos objetivos o metas.
• Ser conscientes de los motivos reales de nuestra desmotivación.
• Modificar nuestro planteamiento: básicamente, encontrar el motivo o el motor que nos mueve en el trabajo y enmarcarlo en una meta o labor más amplia.
• Metas realistas y claras: asequible, ni demasiado fácil ni demasiado difícil. La automotivación se basa en tener claras las metas e ir alcanzándolas, paso a paso.
• Divide la meta en pequeños objetivos: simplificar, como he dicho justo en el punto anterior, ir paso a paso. Esto, por ejemplo, me gusta hacerlo a diario en mi bullet journal (junto con las metas) y a día de hoy me está funcionando bastante bien.

2.5 Estrés

Y con esto llegamos al último punto. Según Seyle (y otros científicos y críticos), es el estado psicofísico que experimentamos cuando existe un desajuste entre la demanda percibida y la percepción de la propia capacidad para hacer frente a dicha demanda. "El estrés es la percepción que tenemos de la realidad". 

El estrés es un hecho habitual en nuestras vidas. No puede evitarse, ya que cualquier cambio que nos exija adaptarnos representa estrés, en mayor o menor medida. Los sucesos negativos, daño enfermedad, la muerte de un ser querido... Todos son sucesos estresantes, así como los sucesos positivos (por ejemplo, ascender en el trabajo trae consigo el estrés del nuevo estatus, de nuevas responsabilidades). Nuestras experiencias estresoras provienen de tres fuentes básicas: entorno, cuerpo y pensamiento.

Vamos a ver a continuación cómo se les podría hacer frente. Sin embargo, no hay una sola solución mágica para el estrés, sino que se trata de aplicar distintas herramientas. Os voy a presentar algunas, pero hay variantes de las mismas y otras muchas herramientas.

Lo más importante es empezar por la detección de prioridades y su solución a corto plazo.

Las técnicas se pueden clasificar en cuatro tipos:

• Generales:
• Ejercicio físico.
• Dieta equilibrada y buenos hábitos de sueño.
• Buen humor. Buscar la sonrisa y reír.
• Fisiológicas:
• Técnicas de relajación: Jacobson desarrolló una técnica mediante la cual inducimos la relajación a través de la tensión y distensión de los grupos musculares. Su base teórica es que el estrés genera tensión muscular, que nos alerta además de la situación estresante. Si inducimos la relajación física de los músculos, acabará generando una respuesta cognitiva también de relajación.
• Cognitivas:
• Visualización: consiste en inducir la relajación a través de espacios e imágenes agradables y serenas, de forma que nos induzcan una sensación de relajación, de desconexión de los problemas.
• Anclaje: está basado igualmente en la visualización. (Desarrollaremos esta técnica próximamente, ya que esto quedará ya demasiado largo).
• Conductuales:
• Entrenamiento asertivo (como, por ejemplo, las situaciones donde no sabemos decir que no, como comentábamos anteriormente).

Y, hasta aquí, todas las situaciones y técnicas que a mí me contaron y, hasta ahora, todo lo que he probado me ha ido funcionando muy bien. ¿Y vosotres? ¿Cuáles son vuestros ladrones de tiempo? ¿Qué hacéis para combatirlos? Dejádmelo en un comentario. Estaré encantada de leeros y, quién sabe, quizá tengáis alguna técnica que desconozco y sea súper útil.

Nos vemos en el próximo post. ¡Un besazo enorme! 💜